home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ Shareware Grab Bag / Shareware Grab Bag.iso / 005 / tss15.arc / TSS.DOC next >
Encoding:
Text File  |  1986-06-18  |  9.1 KB  |  228 lines
  1. Time Sheet System
  2.  
  3. version 1.4   released 06/18/86
  4.  
  5. Written by:   Allan J. Sieker
  6.               17 Williams Blvd.
  7.               Calverton Park, MO 63135
  8.               (314)522-6700 ext. 639 - work
  9.               (314)521-2868          - home 
  10.  
  11.  
  12. Note:
  13. If you feel that this program has helped you and you feel generous,
  14. please don't hesitate to send me something; but don't feel obligated.
  15.  
  16.  
  17.  
  18. General description:
  19.  
  20. The Time Sheet System (TSS) is a program that generates reports
  21. from time sheet data. The time sheet data consists of an employee
  22. number, department, contract charge code, and hours worked.
  23.  
  24.  
  25. Reports: (4)
  26.  
  27. A time sheet summary for a pay period in a matrix of hours by employee by
  28. contract code. A department break and department totals are included.
  29. The final page of the report is a matrix of hours by contract code by
  30. department. A people breakdown of total, indirect, proposal, sick, holiday,
  31. vacation, and direct people according to the total hours for each category.
  32. This report puts the information into a spreadsheet type of matrix report.
  33. It takes a few minutes to generate the report, but the wait is well worth it.
  34.  
  35. A department charge list showing employee charges by department breakdown.
  36.  
  37. A contract charge list showing employee charges by contract breakdown.
  38.  
  39. An employee charge list showing employee charges in employee name order. 
  40.  
  41.  
  42. Files: (8)
  43.  
  44. TSSEMPL.DBF
  45. The master employee file provides the first name, last name, and employee 
  46. number of an employee. Two index files - by employee number and by employee
  47. name. The last name and first name are combined for the reports.
  48.  
  49. TSSDEPT.DBF
  50. The master department file provides the department and name. Index file is
  51. by department.
  52.  
  53. TSSCONTR.DBF
  54. The master contract file provides the base contract number, contract
  55. name, and contract manager. Index file is by contract.
  56.  
  57. TSSRCTRL.DBF
  58. The report control file contains a list of base contract numbers that will
  59. show up on the time sheet summary report. Index file is by contract.
  60.  
  61. TSSSTAT.DBF
  62. The status file keeps track of housekeeping. No index file.
  63.  
  64. TSSINPUT.DBF
  65. The input file contains the time sheet data. Specifically, the employee
  66. number, department, contract charge code, and hours.
  67. Index file is by employee number.
  68.  
  69. TSSF01.DBF
  70. TSSF02.DBF
  71. Format files used for producing reports. The only difference is the contract
  72. field length. The contract (A99-999) includes a phase (99-99). Together
  73. they make up the contract charge code (A99-999-99-99). TSSF01 format is only
  74. interested the actual contract, while TSSF02 format is for the exact charge
  75. code. A proposal number (P99-9999-99-99) is also a valid charge code.
  76.  
  77.  
  78. Structures: (8)
  79.  
  80. Structure for database: C:TSSCONTR.dbf
  81. Number of data records:      55
  82. Date of last update   : 06/17/86
  83. Field  Field Name  Type       Width    Dec           Description
  84.     1  CONTRACT    Character      7              Base contract number
  85.     2  NAME        Character     24              Contract name
  86.     3  HEAD        Character     24              Contract manager
  87. ** Total **                      56
  88.  
  89. Structure for database: C:TSSINPUT.dbf
  90. Number of data records:     821
  91. Date of last update   : 06/17/86
  92. Field  Field Name  Type       Width    Dec           Description
  93.     1  DEPT        Character      6              Department number
  94.     2  EMPL_NO     Character      4              Employee number
  95.     3  CONTRACT    Character     14              Contract charge code
  96.     4  HOURS       Numeric        5      1       Hours charged
  97.     5  DEPT_STAT   Character      1              (internal use)
  98.     6  EMPL_STAT   Character      1              (internal use)
  99.     7  CON_STAT    Character      1              (internal use)
  100. ** Total **                      33
  101.  
  102. Structure for database: C:TSSDEPT.dbf
  103. Number of data records:      12
  104. Date of last update   : 06/17/86
  105. Field  Field Name  Type       Width    Dec           Description
  106.     1  DEPT        Character      6              Department number
  107.     2  NAME        Character     32              Department name
  108. ** Total **                      39
  109.  
  110. Structure for database: C:TSSEMPL.dbf
  111. Number of data records:     394
  112. Date of last update   : 06/17/86
  113. Field  Field Name  Type       Width    Dec           Description
  114.     1  EMPL_NO     Character      4              Employee number
  115.     2  LAST_NAME   Character     20              Employee last name
  116.     3  FIRST_NAME  Character     10              Employee first name
  117. ** Total **                      35
  118.  
  119. Structure for database: C:TSSRCTRL.dbf
  120. Number of data records:      28
  121. Date of last update   : 06/17/86
  122. Field  Field Name  Type       Width    Dec           Description
  123.     1  CONTRACT    Character      7              Base contract number
  124. ** Total **                       8
  125.  
  126. Structure for database: C:TSSSTAT.dbf 
  127. Number of data records:       1
  128. Date of last update   : 04/15/86
  129. Field  Field Name  Type       Width    Dec           Description
  130.     1  ARCHIVE_A   Date           8              (internal use) *
  131.     2  ARCHIVE_B   Date           8              (internal use) *
  132.     3  VERIFY      Logical        1              input file verify flag
  133.     4  RP_START    Date           8              pay period start date
  134.     5  RP_STOP     Date           8              pay period stop date
  135.     6  RP_HOURS    Numeric        2              hours in pay period
  136.     7  PAY_REPT    Date           8              (internal use) *
  137.     8  EOM_PROC    Date           8              (internal use) *
  138.     9  WIDTH       Numeric        3              (max print width)
  139. ** Total **                      55
  140.  
  141. Structure for database: C:TSSF01.dbf
  142. Number of data records:      21
  143. Date of last update   : 06/17/86
  144. Field  Field Name  Type       Width    Dec           Description
  145.     1  DEPT        Character      6              Department number
  146.     2  EMPL_NAME   Character     18              Employee name (whole)
  147.     3  EMPL_NO     Character      4              Employee number
  148.     4  CONTRACT    Character      7              Base contract number
  149.     5  HOURS       Numeric        6      1       Hours charged
  150. ** Total **                      42
  151.  
  152. Structure for database: C:TSSF02.dbf
  153. Number of data records:      21
  154. Date of last update   : 06/17/86
  155. Field  Field Name  Type       Width    Dec           Description
  156.     1  DEPT        Character      6              Department number
  157.     2  EMPL_NAME   Character     18              Employee name (whole)
  158.     3  EMPL_NO     Character      4              Employee number
  159.     4  CONTRACT    Character     14              Contract charge code
  160.     5  HOURS       Numeric        6      1       Hours charged
  161. ** Total **                      49
  162.  
  163.  
  164. Data entry:
  165.  
  166. The time sheets come by department, so the department number is entered first.
  167. The department name is displayed for verification or a bell sounds if the
  168. department number was not found in the master department file. The department
  169. number is duplicated so that it is not entered for each time sheet entry.
  170. The data entry loop is terminated when a blank department number is entered.
  171.  
  172. The employee number is then entered. The employee name is displayed for
  173. verification or a bell sounds if the employee number was not found in the
  174. master employee file. The employee number is duplicated so that it is not
  175. entered for each time sheet entry. The employee data entry loop is stopped 
  176. when a blank employee number is entered. Control is passed to the department
  177. data entry loop.
  178.  
  179. The contract charge code is entered. The contract name is displayed for
  180. verification or a bell sounds if the contract number was not found in the
  181. master contract file. An hours entry is expected with each contract
  182. charge code.
  183.  
  184. The contract charge code can also be a special charge, such as
  185. vacation, holiday, sick, etc. These charges can be entered with a
  186. shorthand method of:
  187.  
  188. Enter this           and this is what will really be entered
  189. ----------           ---------------------------------------
  190. D                    \DIRECT
  191. H                    \HOLIDAY
  192. I                    \INDIRECT
  193. O                    \OVERHEAD
  194. S                    \SICK
  195. V                    \VACATION
  196.  
  197. Speical command codes:
  198.  
  199. R                    Redo previous entry.
  200.  
  201.  
  202. A list of the contract charge codes and hours charged is displayed
  203. on the screen so that a history of the current employee can be viewed.
  204.  
  205. A total hours is given for each employee entered so that the operator
  206. can verify that it matches the total on the time sheet.
  207.  
  208.  
  209. Application:
  210.  
  211. This program is for dBase III plus or Clipper Winter '85.
  212. A browse function is emulated for the Clipper application.
  213.  
  214. This program is ideal for small businesses or divisions within a
  215. large business. Each department head can see what his people are doing
  216. and each contract manager can see who is charging to his contract.
  217.  
  218. This program could be modified for use as a payroll system.
  219.  
  220. All database files are verified during initialization. The system will
  221. not come up unless all required database files can be verified and a list
  222. of missing files will be displayed.
  223.  
  224. Missing index files are regenerated.
  225.  
  226. See the comments in TSS.PRG.
  227.  
  228.